役員会議事録の作成方法・修正方法

役員議事録作成のながれ

役員議事録作成のながれは以下のとおりです。

  1. 書記:議事録を作る(テンプレートを用意しました。ファイルメニューからコピーを作成してご利用ください)
  2. 書記:一般的なアクセスの役割を「編集者」にする
  3. 書記:役員メーリングリストで、役員全体へ議事録の確認を依頼する
  4. 修正点があれば、気づいた役員が修正するか、修正の依頼をしてくれます
  5. 書記:修正点がなければ、役員メーリングリストで議事録記名人に記名を依頼する
  6. 議事録記名人:記名をしたら役員メーリングリストで記名をしたことを伝える
  7. 塩沢:議事録のオーナーを群馬県自閉症協会に変更
  8. 塩沢過去ログページにリンクを格納

 

一般的なアクセスの役割を「編集者」にしてメーリングリストでURLを送信する方法

PCの場合

  1. 右上にある共有ボタンをクリック
  2. 開いたウインドウの「一般的なアクセス」を「制限付き」から「リンクを知っている全員」に変更
  3. 役割を「閲覧者」から「編集者」に変更
  4. 「リンクをコピー」をクリック
  5. メーリングリストの本文に「貼り付け」でURLを貼り付ける
  6. 任意の文章を追加して送信する

スマートフォンの場合

  1. 右上にあるメニューボタン(…)をタップ
  2. 開いたメニューの「共有とエクスポート」をタップ
  3. 「アクセス管理」をタップ
  4. 「一般的なアクセス」の「制限付き」を「リンクを知っている全員」に変更
  5. 戻る(<)をタップ
  6. 画面左側のグレーアウトしている部分をタップ
  7. 「アクセス管理」に戻ったら、もう一度戻る(<)をタップ
  8. 右上にあるメニューボタン(…)をタップ
  9. 開いたメニューの「共有とエクスポート」をタップ
  10. 「リンクをコピー」をタップ
  11. メーリングリストの本文に「貼り付け」でURLを貼り付ける
  12. 任意の文章を追加して送信する

 

一般的なアクセスの役割を「編集者」にすることで、役員全員が原稿を修正できるようになります。

いちいち書記担当者が修正しなくても良くなりますので、こちらの設定をおすすめします。

  • 閲覧者:他の人は見るだけの権限です。文章を修正したり、不要な部分を削除することはできません
  • 閲覧者(コメント可):他の人がコメントで修正点を指摘することができます。担当者が採用しないと修正されません
  • 編集者:他の人でも修正可能です。担当者が知らない間に修正される場合がありますので、担当者が管理したい場合は、閲覧者(コメント可)をオススメします

一般的なアクセスが「リンクを知っている全員、編集者」になっている状態で、リンクをコピーします。

メール本文中に、コピーしたURLを貼り付ければ完成です。
議事録は、役員グループメールでお送りください。

メール本文には、役員に議事録を確認していただき、修正箇所があれば、お知らせいただくよう記載してください。

週末しか確認できない役員もいると思われます。
修正箇所の報告期限は少なくても1週間は猶予をもたせてください。

 

議事録の修正方法

修正箇所をお知らせする(書記以外の方)

書記以外の方は、議事録を確認いただき、修正箇所がありましたら、「編集内容を提案」でお知らせください。
似た機能に「コメント」がありますが、内容の意味が通じにくい場合、齟齬が生じる可能性があります。
可能な限り、「編集内容を提案」でお知らせください。

「編集内容を提案」の操作方法

修正箇所を提案の操作方法は以下のとおりです

  1. 画像のように修正したいテキストを選択した状態で右クリック→「編集内容を提案」を選択。またはアイコンをクリック
  2. 訂正する文章を入力

「編集内容を提案する」のアイコン
右クリックしてメニューを表示し「編集内容を提案」を選択

「編集内容を提案」では書き換えたい文章を入力してください。

議事録の修正方法(書記)

修正点の締切日を過ぎたら、書記が議事録を修正します。
修正方法は以下のとおりです。

「編集内容を提案」の修正方法

  1. 「提案を承認」ボタンを押すと、提案された文字列に置き換わります

「コメント」の修正方法

  • コメントが曖昧な表現だと、齟齬が生じます。コメントを書いた方に意味を確認しましょう
  • コメント内に置き換える文章がある場合は、文字列を選択し、コピー&ペースト
  • 置き換えられる文章がない場合は、コメント内容を把握し、任意の文章に書き換えてください

議事録の修正報告(書記)

最初に送ったグループメールに返信または、再送する形でご報告ください。
返信または、再送の状態でしたら、URLの記載は不要です。

新規にメールを作成する場合は、本文中に議事録のURLを記載してください。

議事録記名

議事録記名人は、修正が完了した議事録の内容を確認し、問題がなければ記名をします。

議事録を閲覧のみの権限に変更し、過去ログ倉庫に保管します。

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