目次
役員議事録作成のながれ
役員議事録作成のながれは以下のとおりです。
- 書記：議事録を作る（テンプレートを用意しました。ファイルメニューからコピーを作成してご利用ください）
- 書記：一般的なアクセスの役割を「編集者」にする
- 書記：役員メーリングリストで、役員全体へ議事録の確認を依頼する
- 修正点があれば、気づいた役員が修正するか、修正の依頼をしてくれます
- 書記：修正点がなければ、役員メーリングリストで議事録記名人に記名を依頼する
- 議事録記名人：記名をしたら役員メーリングリストで記名をしたことを伝える
- 塩沢：議事録のオーナーを群馬県自閉症協会に変更
- 塩沢：過去ログページにリンクを格納
一般的なアクセスの役割を「編集者」にしてメーリングリストでURLを送信する方法
PCの場合
- 右上にある共有ボタンをクリック
- 開いたウインドウの「一般的なアクセス」を「制限付き」から「リンクを知っている全員」に変更
- 役割を「閲覧者」から「編集者」に変更
- 「リンクをコピー」をクリック
- メーリングリストの本文に「貼り付け」でURLを貼り付ける
- 任意の文章を追加して送信する
スマートフォンの場合
- 右上にあるメニューボタン（…）をタップ
- 開いたメニューの「共有とエクスポート」をタップ
- 「アクセス管理」をタップ
- 「一般的なアクセス」の「制限付き」を「リンクを知っている全員」に変更
- 戻る（＜）をタップ
- 画面左側のグレーアウトしている部分をタップ
- 「アクセス管理」に戻ったら、もう一度戻る（＜）をタップ
- 右上にあるメニューボタン（…）をタップ
- 開いたメニューの「共有とエクスポート」をタップ
- 「リンクをコピー」をタップ
- メーリングリストの本文に「貼り付け」でURLを貼り付ける
- 任意の文章を追加して送信する
一般的なアクセスの役割を「編集者」にすることで、役員全員が原稿を修正できるようになります。
いちいち書記担当者が修正しなくても良くなりますので、こちらの設定をおすすめします。
- 閲覧者：他の人は見るだけの権限です。文章を修正したり、不要な部分を削除することはできません
- 閲覧者（コメント可）：他の人がコメントで修正点を指摘することができます。担当者が採用しないと修正されません
- 編集者：他の人でも修正可能です。担当者が知らない間に修正される場合がありますので、担当者が管理したい場合は、閲覧者（コメント可）をオススメします
一般的なアクセスが「リンクを知っている全員、編集者」になっている状態で、リンクをコピーします。
メール本文中に、コピーしたURLを貼り付ければ完成です。
議事録は、役員グループメールでお送りください。
メール本文には、役員に議事録を確認していただき、修正箇所があれば、お知らせいただくよう記載してください。
週末しか確認できない役員もいると思われます。
修正箇所の報告期限は少なくても1週間は猶予をもたせてください。
議事録の修正方法
修正箇所をお知らせする（書記以外の方）
書記以外の方は、議事録を確認いただき、修正箇所がありましたら、「編集内容を提案」でお知らせください。
似た機能に「コメント」がありますが、内容の意味が通じにくい場合、齟齬が生じる可能性があります。
可能な限り、「編集内容を提案」でお知らせください。
「編集内容を提案」の操作方法
修正箇所を提案の操作方法は以下のとおりです
- 画像のように修正したいテキストを選択した状態で右クリック→「
編集内容を提案」を選択。またはアイコンをクリック - 訂正する文章を入力
「編集内容を提案」では書き換えたい文章を入力してください。
議事録の修正方法（書記）
修正点の締切日を過ぎたら、書記が議事録を修正します。
修正方法は以下のとおりです。
「編集内容を提案」の修正方法
- 「提案を承認」ボタンを押すと、提案された文字列に置き換わります
「コメント」の修正方法
- コメントが曖昧な表現だと、齟齬が生じます。コメントを書いた方に意味を確認しましょう
- コメント内に置き換える文章がある場合は、文字列を選択し、コピー&ペースト
- 置き換えられる文章がない場合は、コメント内容を把握し、任意の文章に書き換えてください
議事録の修正報告（書記）
最初に送ったグループメールに返信または、再送する形でご報告ください。
返信または、再送の状態でしたら、URLの記載は不要です。
新規にメールを作成する場合は、本文中に議事録のURLを記載してください。
議事録記名
議事録記名人は、修正が完了した議事録の内容を確認し、問題がなければ記名をします。
議事録を閲覧のみの権限に変更し、過去ログ倉庫に保管します。